企业要重视商标档案收集!

来源:商标注册

在商标维权与管理工作中,笔者发现部分企业由于不重视商标档案管理,出现了一系列问题。有的企业不注意保管与商标有关的各类证书文件,想申报绿色食品等相关认证时,因找不到商标注册证,无法办理申报手续。还有部分企业不注意保管商标使用的证明材料,不重视收集保管企业产品的包装、装潢设计图样,印刷、使用等相关资料,不重视收集保存与企业有关的广告、宣传报道,想维权时才发现证据不足。


笔者认为,企业应指定专人专职或兼职管理商标档案,分门别类收集整理商标档案文件,重点保管好以下档案。

1.商标证件档案。收集商标注册证、核准续展注册证明等文件。商标注册事项涉及变更的,既要收集变更商标注册证明,又要收集相关变更的法律文书。商标是受让取得的,要保存转让证明。如果有必要,可向商标局申请重发商标注册证明。对上述证件,应按照时间顺序、商标核定使用类别建立台账;相关证件出借时要及时登记,并及时归档,防止丢失。




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2.商标使用档案。收集企业使用商标的产品包装、装潢设计稿,设计费用支付凭证;收集与印刷企业签订的包装、装潢印刷合同、支付票据复印件;收集产品使用包装、装潢样张及实物照片。如果企业开辟新市场,要注意保存第一次销售的证明。企业销售票据上的货物名称等项目应尽可能标明商标名称,有必要时可复制销售票据。对企业参加的会展活动,应采用拍照、摄像等方式保存相关资料。如果许可他人使用注册商标,要签订书面合同,及时将合同副本报送商标局备案,并收集归档。


3.商标广告档案。出现企业商标的报纸、电视、户外广告,要及时收集归档。发布广告的合同、刊登广告的报纸原件、影像资料及户外广告照片,要按时间顺序整理归档,还要注意复制相关广告费用支付的票据。


4.商标宣传档案。报纸、电视台等相关媒体对企业进行的宣传报道,应按照时间顺序整理成册,影像资料应刻录为光盘保存。


5.商标荣誉档案。企业要收集自己获得的荣誉证书或表彰文件,牌匾可拍成照片归档。


6.商标保护档案。商标在申请注册过程中,如果经历异议或争议程序,要收集归档相关异议、争议的裁定书。企业开展打假维权工作时,要注意保存各级司法机关、行政执法机关对企业商标等知识产权予以保护的法律文书原件


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